Fermo restando il fatto che l’onere, la responsabilità tecnica ed organizzativa nonché il bilancio della manifestazione è di competenza del Comitato Trentino della F.I.S.O., si è deciso di esporre i requisiti che verranno valutati per la scelta finale delle zone di gara e centro gare. Tali requisiti derivano sia da precise raccomandazioni e regolamenti del comitato ARGE-ALP Sport, sia dall’esigenza di continuare una tradizione di qualità tecnico/organizzativa che il movimento Trentino ha saputo costruire durante la sua storia sportiva.

La gara si svolgerà nelle giornate di sabato 9 e domenica 10 ottobre 2010, il sabato pomeriggio una staffetta a tre frazionisti e la domenica una gara long; le categorie sono quelle previste nelle gare Nazionali Italiane, salvo piccole differenze nella gara di staffetta. Gli Atleti partecipanti sono circa 700/800. Non è consentita la partecipazione a concorrenti che non facciano parte delle rappresentative dei singoli Land; ne consegue che non potrà essere organizzata una gara di contorno e/o gara concomitante.

Alle Società interessate viene richiesto l’uso della carta (file Ocad) e una collaborazione tecnico/organizzativo/logistica da concordare.

Verrà costituito un Comitato Organizzatore ad hoc (di seguito definito C.O), scelto dal Comitato Trentino in cui collaboreranno tecnici e volontari delle società del luogo. Detto Comitato sarà emanazione diretta del Comitato Trentino FISO, di cui dovrà seguire direttive, indicazioni e quant’altro sia necessario per la buona riuscita della manifestazione.

Le carte di gara saranno stampate a cura e spesa del C.O. Verranno prodotte in 2500 copie (1000 per ogni giorno + 500 per allenamenti e riserva). Alla/alle Società titolari si propone un rimborso base di 2,00 (due) euro cadauna per un totale massimo di euro 5.000,00 (cinquemila). Eventuale ribasso proposto dalla Società sarà anch’esso motivo di preferenza nella scelta finale. Con il citato rimborso il Comitato Trentino si sentirà assolto da ogni altro obbligo in favore della/delle Società. Il C.O. si riserva di sovrastampare sulle carte di gara loghi e sponsor (*) a propria scelta pur riconoscendo uno spazio adeguato agli sponsor delle Società titolari della carta.

*) gli sponsor della manifestazione sono prerogativa esclusiva del Comitato Organizzatore e saranno oggetto di eventuali accordi in separata sede.

Gli allestimenti saranno a cura del Comitato Organizzatore in collaborazione con le Società del luogo – anche la possibilità di reperire strutture, mezzi e personale in loco, sarà motivo di preferenza nella scelta finale.

Per la parte logistica (gestione/prenotazione alloggio Atleti / Organizzatori) verranno esaminate le eventuali proposte e anche questo sarà motivo di preferenza nella scelta finale.

I requisiti considerati necessari sono i seguenti:

Ø Uscita Autostrada ad una distanza massima di 30 minuti con Pullman
Ø Disponibilità di 500/600 posti in Hotel ad un prezzo max di 50 Euro/giorno (pensione completa)
Ø Disponibilità di 50/100 posti colonia/palestra (max 10/15 euro circa)
Ø Le zone gara dovranno essere raggiungibili con Pullman da 50 posti e ad una distanza massima di 30/40 minuti dal centro gare.
Ø Nelle zone di ritrovo dovranno esserci ampi parcheggi per auto e Camper oltre a 10/12 pullman.
Ø La distanza ritrovo-arrivo non dovrà superare i 10 minuti a piedi.
Ø Dovrà essere data la possibilità di allestire tende di Team + Ampio Tendone tipo festa campestre con tavole/panche tipo birreria.
Ø Dovrà essere possibile allestire un ristoro caldo (cucina da campo) a prezzi “politici”
Ø E’ necessaria la presenza di WC in zona Arrivo & Ritrovo
Ø E’ necessaria una ampia sala per premiazioni per festa associativa culturale (sabato sera) capace di accogliere i partecipanti.

La presenza di docce/spogliatoi in zona Ritrovo/arrivo è gradita ma non strettamente necessaria.

Alle Società interessate si chiede di inviare una richiesta scritta al Comitato Trentino, con indicate le peculiarità della zona proposta, le eventuali possibilità di sponsorizzazione locali e quant’altro ritenessero opportuno per caldeggiare il loro coinvolgimento.

Il Comitato Trentino, in accordo con le specifiche tecniche regolamentate da Arge-Alp Sport, si riserva di valutare dette richieste e subordinare la propria insindacabile scelta finale in base ai requisiti indicati ed alle eventuali proposte che possano essere considerate positive nell’economia generale della manifestazione.

Dette richieste dovranno pervenire entro il 15 febbraio 2009. Il Comitato si impegna a concludere la disamina e quindi rispondere entro il 28 febbraio 2009.